4 Preguntas claves antes de automatizar los procesos empresariales

En la actualidad las empresas tienen el reto de ser cada día más competitivos, mejorar la prestación de sus servicios y disminuir sus costos, sin embargo, no es una tarea sencilla sin el uso de la tecnología, es por esto que la automatización de procesos toma importancia y debe ser tenida en cuenta por los empresarios para cumplir sus objetivos.

Antes de automatizar un proceso nos debemos hacer 4 preguntas que son claves para tener éxito en la implementación de herramientas tecnológicas de automatización.

1. ¿Está nuestro proceso estandarizado?

Antes de iniciar la automatización debemos verificar que nuestro proceso se encuentre estandarizado, esto quiere decir que todos nuestros colaboradores conozcan la última versión, que esté documentado y lo más importante, que todos los involucrados ejecuten las actividades de acuerdo a lo estipulado.

Es vital asegurarnos la estandarización, conocimiento y apropiación del mismo por la organización puesto que iniciar un proyecto de automatización sobre procesos desorganizados solo traerá a la empresa sobrecostos derivados de un mayor tiempo de implementación, errores en el levantamiento de requerimientos y cambios o ajustes estando ya en producción.

En caso que identifiquemos falencias en alguno de los aspectos mencionados anteriormente la mejor alternativa a tomar es planificar una etapa inicial dentro del proyecto donde se tomen los correctivos necesarios.

2. ¿Es posible mejorar nuestro proceso?

Ahora entramos a un aspecto que muchas veces no tenemos en cuenta cuando tratamos de automatizar procesos, esto es si las actividades que estamos realizando, su orden de ejecución, la forma en que las ejecutamos, entre otros aspectos son realmente eficientes o son susceptibles de mejoramiento. Pero, ¿por qué es tan importante trabajar sobre procesos óptimos’, sin embargo, es necesario hacer algunas precisiones, esto no quiere decir que no podamos generar proyectos de automatización sobre cualquier proceso, es importante, ya que al migrar un proceso migramos también sus ineficiencias que en un futuro a corto plazo nos traerán costos, tiempos y probablemente resistencia al cambio lo cual no hará tomar dos decisiones, la primera ejecutar proyectos de mejoramiento y la segunda es tomar resistencia a nuevos proyectos .

3. ¿Nuestros colaboradores están preparados para el cambio?

Hemos tratado aspectos inherentes al proceso pero no podemos olvidarnos de nuestros colaboradores, puesto que son ellos quiénes ejecutan diariamente las actividades requeridas para que nuestras empresas sean competitivas y puedan satisfacer las necesidades de nuestros clientes, es por esto que debemos tenerlos en cuenta y desde el inicio del proyecto involucrarlos y comprometerlos con el mejoramiento, todo esto con el fin de lograr de manera exitosa los siguientes items:

• Recopilar información de primera mano, son las personas involucradas día a día, quienes pueden entregarnos los errores y posibles mejoras para aplicar en nuestro proyecto.

• Gestión del cambio: Si no preparamos mentalmente a las personas involucradas, serán ellas el primer obstáculo, ya que cualquier proyecto de mejoramiento, optimización o automatización genera la preocupación de pérdida de empleo en lo colaboradores por lo que su activa participación y compromiso mitiga la resistencia al cambio.

4. ¿Nuestro proceso escucha al cliente?

Dentro de las organizaciones, sin importar su tamaño, creamos productos servicios, procesos que atienden al cliente pero no escuchamos ni tenemos en cuenta muchas veces su opinión por lo que llegamos a tener excelentes productos pero que no cumplen o satisfacen las necesidades de nuestros potenciales clientes externos e internos.

Es por esto que si iniciamos un proyecto de automatización deberíamos realizar una revisión de las necesidades del cliente y cómo satisfacerlas para poder incorporarlas dentro de los requerimientos.

Autor: Esteban Madiedo